El software de contabilidad y facturación online es actualmente una excelente opción para los pequeños negocios ya que les permite ahorrar dinero en lugar de tener que acudir con frecuencia a un administrador cada vez que tengan que registrar una transacción.
Además del ahorro en costes que supone usar software online para gestionar la contabilidad, la comodidad es otra ventaja muy atractiva. Piensa en todos los viajes que te vas a ahorrar desde el momento en que puedas ocuparte de forma sencilla de distintos aspectos financieros de tu empresa desde tu propio ordenador.
El software de contabilidad reside y es accesible desde cualquier dispositivo y ubicación a través de la nube, forma parte de lo que conocemos como plataformas Saas (Softaware as a service). Faculta a las pequeñas empresas a realizar un seguimiento de sus libros de contabilidad y registro, a cubrir sus necesidades de gestión generales, etc.
Pero no todos los sistemas de contabilidad para las PYMES son iguales. Tampoco todas las soluciones serán adecuadas para las necesidades concretas de tu empresa. Por eso es interesante entender cuáles son las fortalezas de cada una respecto al resto.
También es muy útil conocer cuáles son las funcionalidades mejores y más comunes que suele ofrecer este tipo de software. Sin duda querrás estar bien informado antes de decidir qué software de facturación adquirir para tu empresa.
Características que deberías buscar en un software de contabilidad online
Aquí tienes algunas de las características importantes a tener en cuenta cuando vayas a elegir el software más adecuado para tí:
- Funciones fundamentales de contabilidad – Esta es una categoría que cubre lo básico, como el seguimiento de ingresos y gastos, la facturación, la creación de informes financieros, y la gestión de clientes y proveedores.
- Automatización de tareas – Cualquier software de contabilidad online decente debería permitirte automatizar la facturación, contar con recordatorios o notificaciones para las deudas fuera de plazo, y posibilitar establecer pagos periódicos, ahorrándote así tiempo para ser más productivo.
- Gestión de contactos – Querrás un software que gestione los datos de contacto de tus clientes o que se integre sin problemas con el software de gestión de clientes o CRM (Client Relationship Management) que estés usando.
- Gestión de impuestos – Esta funcionalidad incluye pequeñas subcategorías como el cálculo de impuestos, informes sobre impuestos, la posibilidad de establecer distintos porcentajes para los impuestos, y la capacidad de enviar por email al instante cualquier información o archivos importantes a tu administrador.
- Soporte para cuentas bancarias – Querrás poder aceptar pagos con facilidad a través de tarjetas de crédito, y que esta herramienta lo posibilite.
- Creación de propuestas y presupuestos – Es habitual que cualquier software de contabilidad cuente con varias plantillas predefinidas y personalizables para crear y presentar a tus clientes tanto propuestas como presupuestos.
- Gestión de nóminas – Tu software debería permitirte realizar funciones básicas como la introducción de horarios, la impresión de cheques, el cálculo de salarios y, por supuesto, procesar los pagos de tus empleados.
Aquí tienes algunas características más que pueden ayudarte a elegir:
- Operatividad móvil – Es muy posible que hoy en día, como casi todos, uses más el móvil que el ordenador de sobremesa. Es práctico y conveniente poder gestionar tus tareas administrativas desde cualquier ubicación, ya estés de vacaciones, en medio de un trayecto, o simplemente al aire libre. Especialmente útil si eres un empresario que viaja mucho por motivos laborales.
- Integración con apps de terceros – La capacidad de integración es actualmente una característica fundamental en el mundo de los negocios ya que tu pequeña empresa probablemente dependerá de información gestionada por distintas apps y herramientas. Cualquier software de contabilidad para las pequeñas empresascon una mínima calidad debería ser compatible con sistemas POS (Point of Sale), con herramientas para gestionar tarjetas, con las multiples apps de Google, con sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), con herramientas de gestión de inventario, y con soluciones de eCommerce.
- Soporte para usuarios multiples – Es común en este tipo de software proveer acceso tanto a tí como a tu gestor, de manera que ambos estéis sincronizados y no tengas que hacer tú solo todas las tareas (al fin y al cabo, todavía estás pagando a tu gestor).
Cómo elegir entre las distintas opciones de software disponibles
Cuando las compares pregúntate lo siguiente y después determina cuál es la solución adecuada para tu empresa:
- ¿Incluye un periodo de prueba gratuito?
- ¿Es fácilmente escalable para acompañar el crecimiento de tu negocio?
- ¿Funciona bien con el sistema que utiliza tu banco?
- ¿Puedes restringir el acceso a ciertos usuarios?
- ¿Te guía en el cumplimiento de los requisitos de contabilidad exigidos?
Mejor software de contabilidad para la pequeña empresa – con funciones online
Aquí tienes diez robustas opciones de software para contabilidad con los que podrías valorar gestionar el libro de contabilidad y hacer un seguimiento financiero de tu pequeña empresa. No pierdas de vista las características que hemos mencionado más arriba y prueba a fondo aquellos que más se ajusten a tus necesidades.
1. Intuit QuickBooks Online
Esta es una de las herramientas de contabilidad online más populares, y por buenos motivos. Es genial para la mayoría de los propietarios de pequeños negocios, desde emprendedores y freelancers a consultores, propietarios de tiendas y proveedores de servicios. No solo es fácil de usar, sino que además su plan más económico – limitado a un sólo usuario – no escatima en las características que los propietarios de una pequeña empresa puedan necesitar para manejar sus finanzas.
Su automatización de tareas, QuickBooks también te ahorrará mucho tiempo, su servicio de soporte al cliente es excelente, incluye soporte vía teléfono y chat además de abundantes materiales de ayuda en su web como sus manuales y el foro de la comunidad de usuarios.
Dado que muchos gestores profesionales ya usan QuickBooks, es muy posible que el tuyo sea capaz de usarlo con facilidad.
2. FreshBooks
FreshBooks es particularmente potente en su versión para dispositivos móviles a través de una completa app disponible tanto para iOS como para Android, que convierte a esta plataforma en una solución perfecta para los propietarios de pequeñas empreas que viajan mucho y no pueden estar siempre frente a su ordenador de sobremesa.
Su característica más destacada es su creciente oferta de herramientas para ahorrarte tiempo, entre las que se incluyen:
- Crear, enviar y gestionar facturas en tiempo real.
- Opciones de pago tanto vía PayPal como vía tarjeta de crédito con procesado de facturas que incluye el seguimiento automático de saldos adeudados.
- Registro de costes que te permite controlar eficazmente los gastos en cualquier sitio.
- Perfecta función de integración a través de la importación de contactos, presupuestos, conversiones y muchas otras importantes características.
3. Zoho Books
La especialidad de Zoho Books es facilitar la vida en especial a profesionales autónomos, consultores, propietarios sin empleados, y trabajadores en remoto. Su encanto reside en su asombrosa simplicidad con el objetivo de ofrecer a estos empresarios el soporte que necesitan en un sólido software de contabilidad, pero sin las complicaciones extra del software diseñado para grandes empresas.
Cuenta con todo lo que necesita un software de contabilidad online altamente eficaz, por ejemplo:
- La creación y envío de facturas.
- Seguimiento de costes.
- Sincronización con cuentas bancarias.
- Creación de informes financieros.
- Gestión de la contabilidad en tiempo real.
Al tiempo que simple, su conjunto de herramientas es suficientemente completa como para poder escalarse al mismo ritmo de crecimiento de tu negocio. Además merece la pena mencionar que su panel de control proporciona una experiencia de usuario excepcional, no está sobrecargado y sus elementos de navegación son claros para facilitar la creación eficiente de facturas.
4. Xero
Piensa en Xero como una alternativa económica a QickBooks que incluye lo fundamental, es decir, las funcionalidades de contabilidad de QuickBooks. En algunos casos, puede incluso ser mejor opción ya que características como la posibilidad de añadir usuarios ilimitados, informes de costes, facturación, o 1099s son simplemente extras en aquel.
Otras de las ventajas de Xero es que su interfaz es muy sencilla de usar, ofreciendo a las PYMES una excelente experiencia en la que pueden encontrar con facilidad todo lo que necesitan para facturar y hacer un seguimiento de gastos en app, de una forma muy directa.
Xero ofrece incluso un periodo de prueba gratuito, algo crucial al decidir si un software de contabilidad concreto es el más conveniente para tí.
5. Wave
Wave es un software de contabilidad pensado especialmente en empresas muy pequeñas, o freelancers y proveedores. Su atractivo diseño e interfaz es solo el principio de un impresionante paquete que mejora con cada versión que lanzan. Es un software es casi gratuito, ya que solo pagas por las nóminas, los pagos, y el soporte premium.
Con un enfoque minimalista, esta app ofrece una interfaz con lo fundamental complementada con una completa navegación y ayudas visuales en su interfaz. Su secciones para pagos y transacciones ofrecen una usabilidad clara e intuitiva que te ayudará a gestionar y registrar tus facturas eficientemente.
No obstante, ten cuidado: Como muchas soluciones gratuitas, Wave te mostrará anuncios en la parte derecha de la pantalla.
Lo que te queda por leer:
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