Cómo mantener tu embudo de ventas siempre lleno

Entras a la oficina un martes por la mañana y el jefe te convoca a una reunión para consultarte sobre las próximas oportunidades de venta. Siempre te has vanagloriado de ser un espíritu libre—del tipo de profesional de ventas «culo de mal asiento» que sale y hace que las cosas sucedan. Cuando tu jefe te pregunte por un listado de las cosas en las que estás trabajando, no tienes nada que ofrecer. Tu jefe no está contento y con toda probabilidad tu semana está arruinada.

Esto le sucede a mucha jóvenes profesionales de ventas que cierran unos pocos grandes tratos y piensan que son los reyes del mundo. En la profesión de las ventas, la luna de miel con un representante que cierra una gran trato se acaba tan pronto como la comisión sea satisfecha. Tu jefe (y los jefes de este) quieren saber exactamente en lo que estás trabajando y como harás que la magia vuelva a suceder otra vez. Esto es difícil de cumplir sin usar un embudo de ventas apropiado.

Tu puedes registrar con fidelidad tus leads y moverlos hacia la venta con un embudo de ventas. No es mágico; es un proceso simple. Puedes configurar tu embudo de ventas en forma de una hoja de cálculo, trabajar con ella como referencia, y reportar los progresos a partir de ella.

En este tutorial, aprenderás a configurar tu embudo de ventas y a elaborar tus oportunidades a través de él.

¿Qué Es un Embudo de Ventas?

Habrás oido hablar del embudo de ventas como de un canal de ventas, pero el nombre de canal puede confundirse por dos motivos.

1. Por un lado, un canal insinúa que dispones de un flujo constante de oportunidades que se reunirán en algún punto. En realidad, cerrarás alrededor del 10 al 20 por ciento de tus oportunidades. Un embudo estrecha sus contenidos conforme estos se aproximan a la abertura, casi de la misma manera en la que acotarías tus oportunidades hasta que algunas empezasen a cerrarse.
2. Otro problema con el término «canal» es que indica un flujo torrencial de oportunidades que parecen venir de un punto indefinido. Todo profesional de las ventas crea sus propias oportunidades. De igual modo que viertes materiales en el embudo desde un origen fijo, también llenarás tu embudo de ventas con oportunidades que tu creas a partir de un duro trabajo.

En un mundo ideal, tu embudo de ventas es un continuo informe sobre las oportunidades de ventas en las que estés trabajando. Separa estas oportunidades basándote en la posibilidad de que se acerquen, y después organiza cada categoría según la fecha de término.

En el mundo real, el embudo de ventas acaba convirtiéndose solo una de esas oportunidades con las que te sientes seguro de cerrar. La mayoría de la gente que se dedica a las ventas dejan de lado las oportunidades blandas porque no quieren tener que explicarlas a sus jefes cada mes. Esto es una mala idea porque hasta que empieces a trabajar verdaderamente en una oportunidad, no tienes idea de su real potencial. Cuando lo pones por primera vez en tu embudo de ventas, estás intentando adivinar de una forma educada si se cerrará o no. Cuanto mayor sea el número de oportunidades con las que estás trabajando, más amplias serán las posibilidades de que cierres más ventas.

Echemos un vistazo a la representación visual de un embudo de ventas.

Conforme trabajas con oportunidades, empiezas a limitarte a aquellas que se van a cerrar. Conforme descartas oportunidades que no se van a cerrar, te quedas con posibilidades sólidas de generar beneficios. Esto es un embudo de ventas y en donde deberías poner todo el énfasis de tu carrera de ventas.

Organizar Tu Embudo de Ventas

El objetivo de este tutorial es mostrarte lo simple y útil que puede ser un embudo de ventas. Existen muchos programas disponibles para ayudarte a mantener tu embudo de ventas, pero puede ser difícil usarlos si no están ligados a la base de datos de los clientes de tu compañía.  Al final, necesitas conservar todos tus datos en una ubicación centralizada de forma que puedas acceder a ella cuando quieras.

Las compañías ahora están permitiendo a los profesionales de ventas acceder a las bases de datos corporativas a través de apps móviles y otros tipos de herramientas móviles. Así que realmente no hay necesidad de invertir mucho dinero en una pieza de software para un embudo de ventas que probablemente nunca seas capaz de usar. Una alternativa es mantener la simplicidad y usar un programa de hojas de cálculo como Excel o Google Sheets para organizar tu embudo de ventas.

Aquí tienes un ejemplo de una plantilla para un embudo de ventas:

Puedes descargar esta plantilla para un embudo de ventas y modificarla según tus necesidades.

Echemos un vistazo a la primera sección de esta plantilla de embudo de ventas:

Es importante entender los términos destacados (mostrados abajo) para trabajar con esta plantilla:

• Probabilidad – Esta es la probabilidad de que la oportunidad concluya con éxito. En el ejemplo tenemos designadas cero, 25, 50, y 75 por cien de probabilidades. Si quieres crear una ruta diferente para cada una de tus oportunidades, hazlo.
• Ganancias – Indica cuantos beneficios a reportado la oportunidad. Habitualmente es una cifra aproximada que debe ser actualizada con frecuencia.
• Date – Esta es la fecha en la que estimas que concluirá la oportunidad. Puedes indicar simplemente el mes y el año, a menos que sepas la fecha exacta en la que la oportunidad finalizará.

Muchos trabajos de ventas requieren que se realice un informe del embudo de ventas al menos una vez al mes. Algunos gestores de ventas pueden incluso requerir dos actualizaciones mensuales. So creas una plantilla efectiva, podrías sencillamente enviarla directamente a tu gerente para que lea tu informe con mayor comprensión.

Tu embudo de ventas es una herramienta personal que empleas para expandir tu base de contactos y para aumentar tus beneficios. A menos que tu compañía tenga normas estrictas sobre como configurar el embudo de ventas, crea uno lo más sencillo de usar como te sea posible. Cuanto más organizado seas, más efectivo serás.

Cualificar un Cliente Potencial proveniente del Telemarketing

Un buen profesional de ventas emplea mucho tiempo en reunir y cualificar clientes potenciales para situarlos en la posición adecuada de su embudo de ventas. Por supuesto, cada cliente empieza al principio del embudo y después, o bien es descartado, o inicia su camino avanzando hacia el final del mismo. Pero, ¿cómo se supone que sabrás si un cliente convertirá o no?

Cuando trabajas con un embudo de ventas, cada oportunidad, debería establecerse con un 0% hasta que hables con un responsable en la toma de decisiones. Realizarás alrededor de media docena de llamadas y una amplia búsqueda sobre una compañía hasta que finalmente consigas comunicarte con la persona encargada de tomar las decisiones. Incluso después de hacer todo este trabajo, la oportunidad todavía se mantiene en el 0% hasta que la persona que ha de decidir descuelgue el teléfono y te conceda simplemente un momento de su tiempo.

Todo embudo de ventas se basa en las preferencias personales del profesional de ventas, pero es mejor que seas capaz de respaldar tus declaraciones con hechos:

• Si la persona que toma las decisiones te cuelga, descarta esa oportunidad.
• Si la persona que toma las decisiones muestra algún interés en obtener alguna información y concreta una llamada posterior, aplica un 25% a esa oportunidad.
• Si se te garantiza un encuentro con la persona que decide, entonces asigna un 50% a la oportunidad. Cuando consigues una reunión, tienes al menos un 50% de oportunidades de cerrar la venta.

Algunos profesionales de las ventas tienen un elaborado método para cualificar a los clientes potenciales provenientes de llamadas en frío. Esto es válido, mientras seas capaz de explicar tu sistema rápidamente a tu gerente.

Si quieres ser eficiente, entonces haz que tu sistema sea fácil de entender, fácil de seguir, y usar para separar tus oportunidades en categorías con las que trabajar.

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