Usar WordPress como una intranet

Cuando hablamos de WordPress solemos asociarlo o bien con una plataforma para crear blogs o con un sistema de gestión de contenidos (CMS), ¿pero qué hay sobre usarlo como una Intranet? En este tutorial te mostraré cómo puedes convertir una instalación básica de WordPress en una Intranet robusta para tu negocio.

WordPress como una intranet

A menos que te desdobles y te conviertas también en miembro de soporte informático para tu oficina (lo que a veces lleva implícito ejercer el papel de desarrollador web), probablemente ya tengas algún tipo de servidor Intranet, si no es así, existen maneras de acceder a un directorio local a través del intercambio de archivos pero, en mi ejemplo, primero voy a asumir un par de cosas:

• Que tienes Apache, PHP y MySQL ya instalados y funcionando en tu red
• O bien, que tienes un directorio en un servidor en la ‘nube’ con WordPress instalado y preparado para funcionar

Paso 1 decidir dónde alojar la intranet

Cuando estaba planeando al principio sobre la idea de usar WordPress como una Intranet me figuré que la configuración sería mínima, nuestras computadoras ya estaban conectadas a una red y bastaría con habilitar «compartir web» para poder compartir archivos. Con MAMP funcionando y WordPress arrojado en un directorio, fuimos todos capaces de ver el sitio «WordPress» para la Intranet. Aunque ésta es una manera de hacerlo, nuestra Intranet debía ser accesible a través de otras ubicaciones, y sin una IP adicional de la que disponer, decidimos alojar nuestra «Intranet» en la nube.

Trasladándonos a la nube – extranet

Si vas a alojar tu Intranet en la nube, podría ser útil restringir el acceso al directorio. Podrías hacerlo de dos formas:

• Forzando el inicio de sesión antes de mostrar tu sitio
• Editando el archivo .htaccess para evitar que las direcciones IP externas puedan ver tu sitio

Si la Intranet de tu empresa va a estar alojada en la nube, podrías usar uno de estos métodos de precaución extra.

Editar el archivo .htaccess

Si vas a editar el archivo .htaccess, tendrás que saber tu dirección IP y las direcciones de aquellos a los que deseas dar acceso. Puedes encontrar tu IP rápidamente yendo a Google y escribiendo «¿Cuál es mi IP?» o «What’s My IP?» Una vez tengas las direcciones IP necesarias, puedes comenzar a editar el archivo .htaccess.

Para ello, abre tu archivo .htaccess y añade las siguientes líneas, cambiando la dirección IP de muestra por la tuya.

Si vas a permitir que varias IPs accedan a tu sitio, simplemente añade otra línea que permita la otra u otras IPs.

Instalación en modo local

Si decides alojar la Intranet en tu propia red privada, te plantearás si quieres tener acceso desde fuera de la red (es decir, accediendo a ella de forma segura desde cualquier lugar). Esto requerirá una dirección IP estática, y por tanto tendrás que hablar con tu ISP (Internet Service Provider) para disponer de la misma.

Paso 2 configurar la red (MAC OS X | Windows 7)

En un mundo perfecto, cada ordenador sería capaz de soportar las últimas y mejores versiones de los Sistemas Operativos disponibles y se actualizarían gratuita y automáticamente, pero por desgracia, ese no es el caso. Los siguientes pasos deberían ayudarte a comprender la configuración de tu red. Es probable que se diferencien según el OS (Operating System) que estés usando y si estás en un PC o en un Mac.

Crear una red con Windows 7

Aunque a veces detesto Windows 7, este OS hace que la creación de una red doméstica sea bastante fácil si tus dispositivos que lo admiten. A continuación te muestro los pasos necesarios para la creación de una red. Para obtener instrucciones detalladas, Microsoft tiene un proceso rápido de 6 pasos para configurar una red que es fácil de seguir.

1. Compra o encuentra un router y adaptadores de red para cada equipo que deseas utilizar en la red
2. Configuración de tu router
3. Conecta tus equipos a la red
4. Crea un grupo de hogar y permite compartir archivos e impresoras (desde el Panel de Control)

Crear una red con Mac OS X Lion

Crear una red con un Mac es un proceso bastante simple.

1. Haz clic en el icono de estado de AirPort en la barra de menú
2. Selecciona «Crear Red» en el menú menú
3. En la ventana emergente, indica un nombre para tu red
4. Selecciona un número de canal en el cuadro de selección de Canal
5. En los otros equipos, haz clic en el icono de estado AirPort y únete simplemente a la red que estableciste en el otro ordenador

Notas

Lo que hacía en el pasado para proporcionar una Intranet con WordPress (en una red basada en Macs) era habilitadar compartir web además de configurar la red. Tengo instalado MAMP y lo estoy ejecutando mientras estoy conectado a mi ordenador. Luego he creado un directorio en la carpeta htdocs de los archivos de mi instalación MAMP para el sitio de Web de nuestra Intranet. Como tengo el servidor MAMP, los otros equipos dentro de la red son capaces de acceder y usar el sitio. Esta probablemente no sea una forma práctica de hacerlo, simplemente es una posibilidad para hacerlo.

Paso 3 plugins para crear una intranet con WordPress

Probablemente uno de los mejores activos de WordPress sea su capacidad para ampliar sus posibilidades mediante el uso de plugins, que es exactamente lo que vamos a hacer ahora para crear la Intranet. No sugiero que te vuelvas un adicto a los  plugins e instales todo lo que existe bajo el sol, pero hay algunos que consiguen hacer su trabajo muy bien.

Revisiones de Documentos WP

Las Revisiones de Documentos WP es un sistema de gestión de documentos robusto. Proporciona controles de versión y fue construido para manejar proyectos de colaboración, sensibles al tiempo. Este plugin tiene un amplio rango de características, incluyendo el control de acceso a los documentos que deban mantenerse privados, aquellos protegidos por contraseña o los públicos. Si necesitas «personalizar» más este plugin, podrías hacerlo fácilmente añadiendo taxonomías personalizadas.

BuddyPress

BuddyPress puede ser un componente excelente para un sitio de WordPress enfocado a la creación de una Intranet. Su funcionalidad integrada para la creación y la gestión de grupos, perfiles, sistema de envío de mensajes, blogs, foros y la gran variedad de plugins compatibles con el mismo hacen que sea un recurso muy deseable. Potencialmente podrías crear toda tu Intranet WordPress con BuddyPress, dando a tu organización su propia «red social» interna para proveer los servicios internos de comunicación.

CollabPress

CollabPress es un plugin impresionante para WordPress enfocado a la gestión de proyectos. Este plugin es ideal para Intranets que necesitan realizar un seguimiento de proyectos, tareas, fechas, asignaciones de proyecto, registro de actividades, etcetera. Este plugin viene de forma predeterminada con la integración del grupo de BuddyPress, que podría ayudar a crear una Intranet basada en BuddyPress aún más robusta.

Notas

Evita la instalación de plugins para cosas que se puedan crear fácilmente, como las taxonomías y los tipos de entradas personalizadas.

Paso 4 temas

Cuando estés decidiendo si usar WordPress como Intranet, deberías considerar el desarrollo de tu propio tema. Al planear un «tema» para una Intranet, hay algunas cosas que podrías querer tener en consideración:

• ¿Para qué vas a usar la Intranet? , ¿Alojar documentos, formularios, seguimiento/registro de proyectos, registro de actividades, etcetera?
• ¿Quién tendrá acceso a la Intranet y en qué medida/grado tendrán acceso? , ¿Serán los empleados capaces de editar, actualizar o agregar información directamente?
• ¿Qué otras características es importante incorporar en la intranet? , ¿Formularios para obtener opiniones y retroalimentació? ¿subir imágenes y/o archivo/? , ¿Directorios para el Cliente y para los Empleados?
• ¿Qué tipos de entradas personalizadas necesitarás? , ¿Clientes? ¿Proyectos? ¿Departamentos?

Tener un plan sólido para la estructura de la Intranet te ayudará considerablemente en la planificación y el desarrollo de tu tema. Cuanto más organizada y detallada puedas hacer la planificación más fácil te resultará la configuración posterior.

Solución con un tema preconfigurado para Intranets

P2 Tema de Automattic

P2 ofrece un ambiente similar a los entornos de actualizaciones de estado y podría constituir un gran punto de partida para crear una intranet basada en WordPress. P2 proporciona un «feed» o muro de comentarios en línea y de edición de mensajes, además permite la actualización en tiempo real. Esta podría ser una solución ideal para aquellos que buscan un sistema de comunicación e información para proyectos en equipo a través de una Intranet.

Conclusión

Tener una Intranet basada en WordPress puede mejorar el flujo de trabajo y en la mayoría de las veces mejorar la comunicación con tus empleados. Permite que importantes recursos de la empresa e información sobre proyectos estén fácilmente disponibles en cualquier momento.